Kako udobno pohraniti dokumente kod kuće?

Brojne su situacije u kojima koristimo police osiguranja, potvrde i potvrde. Stoga, kako bi imali potrebne papire pri ruci, ljudi su prisiljeni pohraniti dokumente kod kuće. Ali kako to učiniti ispravno tako da se ništa ne izgubi ili pokvari?

Koje dokumente je potrebno čuvati?

Svaka moderna osoba ima puno komada papira za sve prilike. Ali nije svaki od njih vrijedan pohranjivanja.

Evo popisa dokumenata koje morate imati kod kuće:

• Popis otvaraju putovnice i drugi obiteljski dokumenti. Na primjer, oporuke, potvrde.
• Potvrde, punomoći, potvrde i ostalo vezano uz nekretnine i transport.
• Diplome, diplome, potvrde, potvrde koje potvrđuju dostupnost obrazovanja.
• Papiri vezani uz profesionalne aktivnosti: radne knjižice, sporazumi, ugovori.
• Rezultati pregleda, liječničke police i iskaznice.
• Jamstveni listovi, računi za kućanske aparate i namještaj.
• Papiri povezani s porezom.

Zasebno možete odabrati elektroničke dokumente ili jednostavno podatke u digitalnom formatu. U pravilu odgovaraju jednoj od gore navedenih točaka i također su podložni skladištenju.

Koliko dugo treba čuvati papire?

Dokumenti se mogu podijeliti prema vremenu čuvanja. Ovisi o roku valjanosti svake konkretne kore.

• Trajna. Takvi papiri bi uvijek trebali biti pri ruci.To su vjenčani listovi, rodni listovi, diplome o obrazovanju, zdravstveni podaci, podaci ovjereni kod javnog bilježnika, oporuke, potvrde o mirovini.
• Dugoročno. Dokumenti za nekretnine, automobile i skupocjene predmete. Tu spadaju i stručni radovi. Ovdje također možete definirati čekove i potvrde. To je nešto što se dugo pohranjuje i ostaje relevantno tijekom određenog vremenskog razdoblja.
• Kratkoročno. Preporuča se čuvati potvrde o uslugama liječnika, odvjetnika i učitelja tri godine. Ugovori o komunalnim uslugama i izjave pretpostavljaju isto razdoblje.
• Beskoristan. Možete odmah baciti nepotrebne obrazovne i informativne materijale, upute za temeljito proučene stvari, računske listove itd.

Zasebno možemo primijetiti neobavezne dokumente, koji su, međutim, od velike važnosti za njihovog vlasnika. To uključuje osobne dnevnike, bilješke, fotografije i druge memorabilije. Obično takve stvari također dugo traju.

Stoga je preporučljivo baciti sve što se trenutno ne koristi i ne može biti korisno u budućnosti. Kako biste održali red, potrebno je redovito čistiti svoje kante i rješavati se nakupljenog smeća, a u isto vrijeme srediti vrlo važne dokumente.

Savjeti za spremanje bitnih papira

U pravilu većina domova standardno skladišti papire.

1. Prvo se dokumenti razvrstavaju po područjima: dom, posao, medicinski i drugi.
2. Zatim se stavljaju u potpisane mape, što će svakako spriječiti da se izgubite u papirima.
3. Dobiveni setovi se stavljaju u zasebnu kutiju ili vrećicu. Usput, radi praktičnosti, particije se često izrađuju unutar "spremnika" kako bi se spriječilo miješanje mapa.Istodobno, morate se pobrinuti da mjesto skladištenja bude nedostupno djeci i životinjama, ali smješteno prikladno za korištenje.

Dobro je držati često korištene osobne dokumente odvojeno. Vaša putovnica, zdravstvena iskaznica, identifikacijski broj poreznog obveznika (PIB) i potvrda o mirovini udobno će stati u plastične vrećice koje se zatvaraju patentnim zatvaračem. Takva su pakiranja hermetička i sadržaj će držati u savršenom redu, sprječavajući ga, recimo, da se smoči. Istodobno, zdravstvene dokumente treba čuvati što dostupnije – kako ne bi gubili vrijeme ako su hitno potrebni.

Uvijek je dobra ideja kod kuće imati fotokopije važnih dokumenata. Ima svakakvih slučajeva, a takva rezerva može pomoći u nepredviđenoj situaciji.

Posebno važne dokumente možete staviti u sef. Moderno tržište nudi veliki izbor skladišnih prostora, tako da svaki kupac može odabrati nešto prikladno. Ali dokumente je bolje držati u sefu, a ne u plastičnim mapama - u slučaju požara materijal od kojeg se sastoje topi se brže od papira.

Ne-trivijalni načini pohranjivanja dokumenata

Čini li se opis dosadnim? Nema problema! Postoje zanimljiviji, praktičniji načini za pohranu papira.

• • Organizatorska ploča. Postoji mnogo opcija za takav uređaj. U svom najjednostavnijem obliku, to je ploča na koju su gumbima pričvršćeni papiri. U složenijim verzijama ploča može imati male ladice i viseće nosače.

• • Mini komoda. Potpuno je ista kao obična komoda, ali mnogo manja. Vrlo je zgodno pohraniti dokumente u njega. Budući da su razvrstani u različite odjeljke, nikada se neće izgubiti! Ladice u komodi mogu biti različitih veličina: male za male komade papira, velike za crteže.

• • Viseća kutija. Samo mala kutija ili košara pričvršćena za zid poput poštanskog sandučića. U takvoj stvari, postavljenoj u hodniku, prikladno je pohraniti donesena pisma i potvrde.

• • Džep za omotnicu. Slično prethodnoj opciji, ali to nije kutija, već omotnica. Možete ga pričvrstiti na stol, hladnjak, ormar. Omogućuje pohranjivanje privremeno potrebnih dokumenata bez zauzimanja dragocjenog prostora.

• • Korpa za otpatke. Ne, nije smeće - posebno, za skladištenje. Postavljena na stol ili u ormar, može imati više pretinaca. Jednostavan, jeftin, ali učinkovit način pohranjivanja dokumenata.

• • Često korišteni papiri mogu se čuvati u mapi aktovke. Ima ručku za nošenje. Dizajnirana je tako da se dokumenti u njoj ne gužvaju. Obično dizajniran za A4 papir. Ako je potrebno, kako ne biste gubili vrijeme na traženje potrebnih kora, možete jednostavno zgrabiti mapu s aktovkom i pokrenuti se.

Koristimo digitalne tehnologije

Upute za lijekove, uređaje i uredsku opremu zauzimaju dosta mjesta. Mnogo ih je lakše elektronički pohraniti. Da biste to učinili, trebate pronaći iste informacije na Internetu i usporediti ih s onim što je dostupno na materijalnom izvoru kako biste osigurali njihov identitet. Možete jednostavno fotografirati upute i spremiti ih u mapu na računalu. Samo trebate odabrati potonji na takav način da ga slučajno ne izbrišete. Bolje je zapisati drugu kopiju dobivenih datoteka na vanjski medij, poput memorijske kartice, ili je poslati u pohranu u oblaku.

Za svaki slučaj možete skenirati i druge dokumente. Ali tada biste trebali biti zabrinuti za sigurnost elektroničkog sustava od mogućeg hakerskog napada. Nitko ne voli curenje osobnih podataka na internetu.

Usput, korištenje računala ili mobilnog telefona pogodno je za praćenje datuma isteka papira. Dovoljno je jednostavno unijeti tražene datume u "kalendar" kako bi vas elektronički uređaj obavijestio o kraju roka valjanosti određene kore. Tada ostaje samo riješiti se nepotrebnog papira.

Možda je glavno pravilo za pohranjivanje dokumenata kod kuće jednostavno: pažljiv i redovit rad s kućnim papirima ključ je da se potrebni dokumenti neće izgubiti u najvažnijem trenutku.

Nisu svi dokumenti vrijedni čuvanja. Ali postoje mnogi papiri koje svatko od nas treba imati sa sobom. Potrebno ih je držati na sigurnim i skrovitim, ali relativno lako dostupnim mjestima. Možete izraditi elektroničke i obične kopije dokumenata - vjerojatno će vam biti od koristi. U svakom slučaju, pažljivo skladištenje i pažljivo razvrstavanje papira pomoći će da budu sigurni.